Cómo Editar Clientes y Contactos en PhotoHeart

Una duda frecuente de nuestros usuarios: "¿Puedo editar los datos de mis clientes?"

Respuesta corta: Sí, SIEMPRE.

Te explicamos cómo funciona y la diferencia entre Clientes y Contactos.

¿Clientes vs Contactos? ¿Cuál es la Diferencia?

PhotoHeart organiza tu CRM en dos tipos de registros:

📸 Cliente

Un cliente es alguien que:

• Tiene una cita reservada en tu calendario
• Tiene sesiones fotográficas creadas
• Tiene facturas o presupuestos asociados
• Es necesario para usar en cualquier sección de PhotoHeart

Ejemplo: María reservó una cita para su boda. Para poder crearle la cita, debe estar como cliente.

Uso obligatorio: Si quieres crear una sesión, factura, o cita para alguien, debe estar primero como cliente.

👤 Contacto

Un contacto es alguien que:

• Está en tu base de datos de CRM
• Puede provenir de campañas de marketing
• Puede ser un antiguo cliente que no tiene sesiones en PhotoHeart
• Puede ser un lead o potencial cliente
• NO tiene citas, sesiones ni facturas activas

Ejemplo: Tienes una lista de 200 emails de una campaña de Instagram. Los importas como contactos.

Diferencia clave: Los contactos son una lista más amplia de personas en tu base de datos, pero no están usando servicios activamente.

Conversión: Contacto → Cliente

Cuando quieras crear una cita o sesión para un contacto:

1. Selecciona el contacto desde el CRM
2. El sistema automáticamente lo convierte a cliente
3. Ahora puedes asignarle citas, sesiones, facturas

Contacto → Cliente (cuando lo usas en cualquier servicio)

No tienes que hacer nada manual. PhotoHeart lo gestiona automáticamente.

¿Cuándo Usar Clientes vs Contactos?

Usa CLIENTES cuando:

✅ Vas a crear una cita para alguien ✅ Vas a crear una sesión fotográfica ✅ Vas a generar una factura o presupuesto ✅ Necesitas gestionar servicios activos

Resumen: Si vas a trabajar con esa persona en PhotoHeart, debe ser cliente.

Usa CONTACTOS cuando:

✅ Importas una lista de emails de marketing ✅ Tienes leads de redes sociales ✅ Guardas datos de personas que preguntaron pero no reservaron ✅ Mantienes una base de datos general

Resumen: Si solo quieres tenerlos en tu base de datos sin servicios activos, son contactos.

Ejemplo Real Completo

Situación: Hiciste una campaña en Instagram y 50 personas te dejaron su email.

Paso 1: Importas los 50 emails como CONTACTOS en PhotoHeart.

Paso 2: De esos 50, 5 personas te escriben para reservar una cita.

Paso 3: Cuando creas la cita para esas 5 personas, el sistema automáticamente las convierte a CLIENTES.

Resultado final:

• 45 CONTACTOS (aún en tu lista, sin servicios)
• 5 CLIENTES (con citas activas)

Cómo Editar un Cliente

Paso 1: Ir al CRM

Ruta: Menú lateral → CRM

Paso 2: Buscar el cliente

Usa la barra de búsqueda o desplázate hasta encontrarlo.

Paso 3: Abrir el cliente

Haz clic en la tarjeta del cliente. Se abre un panel con toda su información.

Paso 4: Editar datos

Verás un botón "Editar" en la parte inferior derecha del modal.

Pulsa el botón y edita:

• Nombre completo
• Email
• Teléfono
• Dirección
• Fecha de cumpleaños
• Etiquetas
• Notas internas

Paso 5: Guardar cambios

Pulsa "Guardar" y listo. Los cambios se aplican inmediatamente.

Cómo Editar un Contacto

Exactamente igual que un cliente.

1. Ve a CRM → Contactos
2. Abre el contacto que quieres editar
3. Pulsa el botón "Editar" (abajo a la derecha del modal)
4. Modifica los datos
5. Guarda

No hay diferencia en el proceso de edición.

¿Qué Datos Puedes Editar?

Datos Básicos (Siempre editables)

• ✅ Nombre completo
• ✅ Email
• ✅ Teléfono
• ✅ Dirección completa
• ✅ Ciudad
• ✅ Código postal
• ✅ País

Datos Opcionales

• ✅ Fecha de cumpleaños
• ✅ Notas internas (solo tú las ves)
• ✅ Etiquetas (categorización)

Datos del Sistema (NO editables)

• ❌ Fecha de creación
• ❌ ID del cliente
• ❌ Historial de sesiones

Importante: No puedes borrar el historial de sesiones desde la edición del cliente. Para eso, debes ir a cada sesión individualmente.

Casos de Uso Frecuentes

Caso 1: El cliente cambió de dirección

1. Abre el cliente en el CRM
2. Edita el campo "Dirección"
3. Actualiza ciudad y código postal
4. Guarda

Resultado: La próxima sesión usará la dirección nueva.

Caso 2: Error en el email del cliente

1. Abre el cliente
2. Corrige el email
3. Guarda

Resultado: Los próximos envíos automáticos irán al email correcto.

Caso 3: Añadir notas internas

Quieres recordar preferencias del cliente:

1. Abre el cliente
2. Campo "Notas"
3. Escribe: "Prefiere localizaciones al aire libre, no le gustan fondos oscuros"
4. Guarda

Resultado: Cada vez que veas a este cliente, recordarás sus preferencias.

Caso 4: Organizar con etiquetas

Tienes un cliente VIP que solo hace bodas:

1. Abre el cliente
2. Añade etiquetas: "VIP" y "Bodas"
3. Guarda

Resultado: Puedes filtrar después solo clientes VIP o solo bodas.

¿Qué Pasa si Eliminas un Cliente?

⚠️ Cuidado: Si eliminas un cliente del CRM:

• ❌ Pierdes su historial de sesiones
• ❌ Se rompen vínculos con sesiones existentes
• ❌ No es reversible

Mejor opción: Si ya no trabajas con un cliente, añádele una etiqueta "Inactivo" en lugar de eliminarlo.

Errores Comunes

❌ Error 1: "No encuentro el botón de edición"

Solución: Asegúrate de que el modal del cliente está completamente abierto. El botón "Editar" aparece en la parte inferior derecha del modal.

❌ Error 2: "Los cambios no se guardan"

Verificar:

• ¿Pulsaste el botón "Guardar"?
• ¿Tienes conexión a internet?
• ¿El email tiene formato válido? (debe tener @)

❌ Error 3: "Quiero cambiar el ID del cliente"

No es posible. El ID es único y generado por el sistema. No se puede modificar.

Conversión de Contacto a Cliente

¿Se pierden datos al convertir?

No. Cuando un contacto se convierte en cliente:

• ✅ Todos los datos se mantienen
• ✅ Etiquetas se conservan
• ✅ Notas internas se transfieren

Si experimentas pérdida de datos, escríbenos a support@photoheart.app (es un bug que debemos corregir).

Campos Obligatorios vs Opcionales

Campos Obligatorios (PhotoHeart los requiere)

• ✅ Nombre completo
• ✅ Email O Teléfono (al menos uno de los dos)

Campos Opcionales (Puedes dejarlos vacíos)

• Dirección
• Ciudad
• Código postal
• Fecha de cumpleaños
• Notas

Tip: Aunque sean opcionales, rellenar la dirección ayuda para entregas físicas.

Mejores Prácticas

1. Completa datos progresivamente

No necesitas toda la información desde el primer día:

• Día 1 (Reserva): Nombre, email, teléfono
• Antes de sesión: Dirección para localización
• Después de sesión: Fecha de cumpleaños para recordatorios

2. Usa etiquetas consistentes

❌ Mal:

• "importante"
• "Importante"
• "IMPORTANTE"

✅ Bien:

• "VIP" (siempre igual)

3. Documenta preferencias en notas

Cada vez que un cliente te diga algo importante:

• "Prefiere mañanas"
• "Alérgico al polen"
• "Solo quiere exteriores"

Escríbelo en notas para futuras sesiones.

Resumen

Diferencia clave:

• CLIENTES = Personas con citas, sesiones o facturas activas. Necesarios para usar servicios en PhotoHeart.
• CONTACTOS = Base de datos general (leads, marketing, antiguos clientes sin sesiones).

Editar clientes y contactos en PhotoHeart es simple:

1. Ve al CRM
2. Abre el cliente o contacto
3. Pulsa el botón "Editar" (abajo a la derecha del modal)
4. Modifica los datos que necesites
5. Guarda

Todos los datos son editables en cualquier momento.

No hay límite de veces que puedes editar un cliente o contacto.

¿Tienes problemas para editar datos? Escríbenos a support@photoheart.app